Procedimiento de bienvenida: recibiendo a los nuevos empleados

Cualquier persona, en su primer día de trabajo, puede llegar nervioso y confuso a la empresa, y puede surgir muchas preguntas como a quién dirigirme ante una duda, con quién voy a trabajar, cuáles son mis tareas y responsabilidades, cuál es mi espacio de trabajo...

Todas estas cuestiones, y algunas más, se tienen que resolver de manera anticipada para facilitar al nuevo trabajador su integración en la empresa, para que se sienta cómodo desde el primer momento, y para que su primera impresión sea lo más positiva posible.

Con este objetivo, en Mytra hemos puesto en práctica un Procedimiento de bienvenida (Onboarding o inducción de personal) especialmente pensado para que, cuando un nuevo talento llega a la empresa, la prioridad de todos sea que esa persona se integre por completo a nuestra organización de manera fluida.

Un buen programa de este tipo ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos en el trabajo y minimiza el tiempo que tardan las contrataciones recientes en ser productivas en sus puestos.

Objetivos del Procedimiento de Bienvenida

La puesta en práctica de este procedimiento tiene 3 objetivos fundamentales:

• Que el trabajador conozca cuál es la filosofía de la empresa, comprendiendo los valores, los objetivos, la misión y la visión de la compañía.
• Que el nuevo empleado conozca las políticas internas de la empresa y las normas que tienen que ver con su puesto de trabajo, desde las de carácter legal y social hasta las de seguridad.
• Ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones, explicando las técnicas, los métodos y las herramientas necesarias para realizar correctamente sus tareas.

La figura del Buddy o tutor

El acompañamiento durante los primeros días es fundamental para facilitar el proceso de incorporación, por eso hemos incluido en nuestro Procedimiento de Bienvenida la figura del Buddy o tutor.

El Buddy será el guía del nuevo empleado durante sus primeras semanas, la persona de referencia y confianza a la que se podrá dirigir para resolver las dudas que se puedan presentar, y solicitar ayuda cuando lo necesite.

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Fases del Procedimiento de Bienvenida

En Mytra hemos estructurado este proceso en tres fases fundamentales, extendiendo la filosofía de bienvenida e integración de los nuevos empleados tanto a las semanas previas a la incorporación como a los meses posteriores.

Fase previa a la incorporación

Durante el proceso de selección el puesto de trabajo se describe en detalle, y se explica la filosofía de la empresa, los valores y las metas.

De esta forma, cuando llega el momento de la incorporación el nuevo empleado ya tiene una visión general de la compañía.

Una vez hecha la selección del candidato, se solicita toda la información necesaria para que a su llegada estén resueltos todos los trámites organizativos necesarios, y se informa a todo el personal de la fecha prevista de incorporación.

Los días previos a la incorporación, se prepara todo lo necesario para el día de la llegada:

• Equipo de trabajo con todas las herramientas y programas necesarios.
• Cuentas de acceso a programas, inclusión en grupos de trabajo, reuniones periódicas, etc.
• Asignación del Buddy o tutor.
• Pack de bienvenida con material básico corporativo para el desempeño del trabajo.
• Acceso a la documentación corporativa, procedimientos, procesos internos, buenas prácticas, manuales, reglamentos, etc.

Fase de incorporación

El día de la incorporación el Buddy se encarga de recibir al nuevo empleado, le presenta los compañeros y le enseña las instalaciones, poniéndole al día de las rutinas y costumbres del día a día en la oficina.

Además, le explica sus funciones y responsabilidades, y le informa de los proyectos en los que trabajan los distintos equipos, y en cuál se incorpora él.

Fase de seguimiento

Durante las primeras semanas de trabajo el Buddy y el jefe de equipo se encargan de hacer un seguimiento, hablando con frecuencia con el nuevo empleado para que nos transmita su experiencia y sensaciones durante este periodo inicial.

Desde el departamento de Recursos Humanos también se hacen labores de seguimiento, y se solicita feedback al empleado para mejorar el Procedimiento de Bienvenida.

En definitiva, una labor de equipo para que los nuevos empleados se integren rápidamente en Mytra, sientan que forman parte de la empresa y puedan contribuir con todo su potencial, motivados y cómodos en sus puestos desde el primer momento, y creando lazos a largo plazo con los compañeros y la compañía.